Assistenti virtuali: il migliore amico di una piccola impresa

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In un mondo aziendale ipercompetitivo, fondatori e proprietari hanno bisogno di ogni grammo di aiuto che possono ottenere. Assumere dipendenti per una posizione a tempo pieno non è sempre efficiente e i part-time a volte non offrono la qualità o la coerenza necessarie.

È qui che può entrare in gioco un assistente virtuale (VA), il migliore amico di una piccola impresa.

Ecco cosa hanno da dire veri imprenditori ed esperti sugli assistenti virtuali e perché sono così cruciali per il successo nell'ambiente frenetico di oggi.

Che cos'è un assistente virtuale?

Un VA è qualcuno che si assume il lavoro amministrativo, le attività ricorrenti e altre necessità quotidiane che aiutano gli imprenditori e i leader aziendali di alto livello a rimanere organizzati, efficienti e produttivi.

Non esiste una soluzione unica per l'utilizzo dei servizi di un VA: dipende completamente da te e dalle tue esigenze come imprenditore o operatore.

Ricorda che esiste un'ampia gamma di attività per le quali puoi utilizzare un assistente virtuale, afferma Schuyler Hoversten, co-fondatore e presidente diPiombare. Oltre ai compiti amministrativi di base, puoi formare assistenti virtuali per aiutare con il servizio clienti, la contabilità e/o la gestione dei social media. Riconosci e apprezza la moltitudine di modi in cui un assistente virtuale potrebbe aiutare la tua attività e decidere quanto di ciascuna di queste attività vorresti che l'assistente virtuale gestisse.

I migliori VA sono specializzati in determinati tipi di compiti, mentre altri sono più generalizzati nelle loro abilità. Puoi anche assumere queste persone per tutto il tempo che desideri durante la settimana, da poche ore a 7 giorni su 7.

Per la convenienza di un assistente virtuale, è davvero un gioco da ragazzi per qualsiasi uomo d'affari ad alte prestazioni nel 2021, afferma Brandon Amoroso, fondatore e CEO dimarketing elettrico. L'investimento è minimo e i ritorni possono essere enormi se si sfrutta appieno il tempo risparmiato.

5 vantaggi degli assistenti virtuali per le piccole imprese

Puoi già intuire alcuni dei vantaggi di avere un assistente virtuale per la tua piccola impresa, ma individuiamo cinque aspetti chiave che dovresti considerare più da vicino.

1. Concentrati su attività di alto valore

Compiti noiosi e ripetitivi possono consumare ore della tua giornata e lasciarti a fatica per fare cose importanti. Un grande VA gestisce il lavoro frenetico e ti consente di riprendere il controllo del tuo programma.

Per dedicare tempo ad attività di alto valore, per me era importante dedicare meno tempo ad attività di valore inferiore, afferma Rob Levin, Presidente diLavora meglio ora. Questo è il motivo per cui non solo ho assunto un assistente virtuale 5 anni fa, ma ho co-fondato un'azienda, per fornire assistenti virtuali ad altri imprenditori.

2. Stimola la creatività e la collaborazione

Poche cose possono estinguere le tue fiamme creative più rapidamente dell'inserimento dei dati, della gestione della pianificazione e della contabilità agonizzante.

Con un VA al tuo fianco, quella creatività mancante può finalmente tornare.

Spesso dimentichiamo quanto un'attività sia una ricerca creativa e come gli sforzi di collaborazione possono davvero cambiare il quadrante in termini di nuove idee e sviluppi, afferma Jason Boehle, CEO diQuaCrescita. Avendo un assistente virtuale che esegue le attività banali in background, riscopri la capacità di fare brainstorming e dare vita alle tue visioni creative.

3. Fai progressi su progetti critici

Quando le scadenze incombono e le parti interessate iniziano con il fiato sul collo, significa che è il momento della crisi. È qui che un assistente virtuale può davvero salvare la giornata e permetterti di dedicarti alle attività critiche.

Gli assistenti virtuali sono la chiave per liberare quel tempo per fare progressi, diceTim Ferris, Imprenditore e Autore. Troppo spesso gli imprenditori si perdono nella vasta gamma di responsabilità di cui devono occuparsi ogni giorno. È vero che, soprattutto agli albori di un'impresa, gli imprenditori devono indossare molti cappelli. Devono farsi avanti e assumere i compiti che nessun altro vuole svolgere e dedicare lunghe ore. Con un assistente virtuale, d'altra parte, puoi persino aiutare a gestire queste attività.

4. Aggiungi un altro livello di professionalità

Qualsiasi piccola impresa sa che l'aspetto della professionalità è fondamentale all'inizio. Un assistente virtuale può aiutare la tua azienda a salire di livello in termini di puntualità, organizzazione e altri fattori chiave per partnership, clienti e altro ancora.

Il solo fatto di avere un assistente nelle vicinanze ti fa sentire istantaneamente più capace e professionale come azienda, indipendentemente dal settore in cui ti trovi, afferma Jeremy Goldstein, CEO diNavitar. L'esperienza diventa più fluida per clienti, collaboratori e tutti nella tua cerchia. È come un moltiplicatore 5x per la tua vita professionale su tutti i fronti, e ne vale la pena.

5. Crea spazio per far prosperare i dipendenti

Anche i dipendenti possono trarre vantaggio dall'onboarding di un assistente virtuale. Aiutano a evitare che i lavoratori si assumano troppe responsabilità e si concentrino completamente sulle specificità del loro ruolo.

Gli assistenti virtuali fanno risparmiare tempo agli altri dipendenti, afferma Joaquín Roca, co-fondatore e CEO diMinerva. Gestendo le attività amministrative, gli assistenti virtuali possono aiutare i proprietari di piccole imprese a concentrarsi maggiormente sulla strategia aziendale e sulla gestione delle relazioni con i clienti. Questo è importante per le piccole imprese per concentrarsi sulla crescita piuttosto che rimanere stagnanti. Gli sforzi dell'assistente virtuale alleggeriranno i carichi di lavoro degli altri dipendenti in modo che nessuno si esaurisca.

Trovare il miglior assistente virtuale per la tua azienda

Non esiste un modo perfetto per trovare un assistente virtuale per la tua attività, quindi utilizza un'ampia gamma di reti e metodi di reclutamento per restringere il campo all'inizio.

Puoi rivolgerti a un'agenzia o andare all'estero se vuoi davvero snellire il processo per ottenere un VA per la tua attività, afferma Dylan Fox, fondatore e CEO diAssemblea AI. È sicuramente una situazione per ottenere quello che paghi come qualsiasi altra, quindi fai una ricerca e guardati intorno prima di saltare in qualsiasi impegno o contratto.

Per gli imprenditori che portano per la prima volta un VA, è anche di vitale importanza comprendere i parametri del ruolo e cosa può aspettarsi la persona in termini di responsabilità. Ciò contribuirà ad allineare le aspettative e prevenire problemi a breve e lungo termine.

Stabilisci esattamente cosa vuoi che un assistente virtuale faccia per te su base giornaliera ed essere più chiaro riguardo ai tuoi standard, afferma Scott Sonneborn, co-fondatore diTido. Molte persone pensano che ogni VA sarà un adattamento istantaneo e perfetto. Naturalmente, questo non è vero. Pensaci e otterrai molto di più dall'esperienza.

Spruzza

Ottieni il massimo dalla tua partnership con l'assistente virtuale

Una volta che hai un VA a bordo, come puoi assicurarti di ottenere il massimo dalla partnership?

Tutto inizia insegnando loro le corde e semplificandole nelle operazioni quotidiane.

C'è sicuramente una fase di formazione con qualsiasi dipendente e gli assistenti virtuali non fanno eccezione, afferma Kashish Gupta, fondatore e CEO diHightouch. Sii paziente mentre il tuo VA capisce le cose e si mette a tuo agio. Quella pazienza ripagherà quando faranno fuoco su tutti i cilindri e ti semplificheranno la vita.

Gli imprenditori dovrebbero anche ricordare che un ottimo VA può spostare l'attenzione e apprendere nuove abilità se sei disposto a lavorare con loro e dedicare un po' più di tempo.

Il set di competenze di un VA non è statico in alcun modo, afferma Jared Hines, Head of Operations pressoAcri d'oro. Sta a te, l'imprenditore, indirizzare il tuo assistente nella giusta direzione e aiutarlo a crescere. Maggiore è lo sforzo che metti, migliore sarà la relazione e maggiore sarà il ROI che vedrai a lungo termine.

Un assistente virtuale può cambiare completamente il gioco, che tu sia un nuovo imprenditore o un veterano di lunga data del tuo settore.

Con così tante opzioni disponibili, ora è il momento di vedere cosa può fare un VA per te e la tua azienda.

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